В июле митрополит Антоний (Храповицкий) обратился к патриарху с докладом, в котором предлагал предоставить ВЦУЗ полномочия высшего органа церковного управления над всеми русскими церквами за границей, а председателя ВЦУЗ назначить Патриаршим наместником за границей. Митрополит Антоний (Храповицкий) также испрашивал благословение на созыв Заграничного Собрания Российской церкви. 13 октября патриарх Тихон вместе со Священным Синодом и с Высшим церковным советом РПЦ, рассмотрев доклад митрополита Антония (Храповицкого), отклонил предложения об изменении статуса ВЦУЗ и его председателя. Сообщение о созыве «Собора русских православных заграничных церквей» было принято к сведению. В организации Зарубежного Церковного Собрания ВЦУЗ действовало независимо от Московского патриархата. Важную роль в подготовке Собрания сыграли «епархиальные» (окружные) собрания, прошедшие летом в Константинополе и Сремски Карловци. На них обсуждались важнейшие вопросы, составлялись предварительные проекты документов по организации приходской, культурно-просветительской и другой церковной деятельности за границей. Заметную роль, особенно в идеологическом отношении, сыграл и прошедший в мае-июне 1921 г. в Бад-Райхенхалле (Германия) так называемый монархический съезд, образовавший Высший монархический совет, почётным председателем которого был избран митрополит Антоний (Храповицкий). Назначенный патриархом Тихоном управляющим русскими приходами в Западной Европе архиепископ Евлогий (Георгиевский; впоследствии митрополит) на съезде был избран председателем церковной комиссии, но из-за своей умеренной политической позиции фактически оказался устранённым от подготовки Зарубежного Собрания. В августе в письме патриарху Тихону архиепископ Евлогий (Георгиевский) отзывался о созыве Собрания с некоторым скепсисом: «У нас по инициативе молодого епископа Вениамина (Федченкова) затевается большой заграничный собор, с привлечением и Латвии, Эстонии, Польши, Финляндии и Китая. Слишком широко размахнулись, хватит ли пороху?» Другое сообщение архиепископа Евлогия (Георгиевского), отправленное патриарху перед отъездом на Собрание, было ещё пессимистичнее: «Дай Бог, чтобы это всё – заграничное собрание принесло свою пользу. Оно было задумано очень широко, но представители Польши, Эстонии, Латвии и Финляндии отказались». Первоначально открытие Собрания планировалось на праздник Покрова Пресвятой Богородицы (14 октября), однако затем сроки были перенесены на более позднее время. 9 ноября ВЦУЗ был принят «Наказ Русскому Заграничному Церковному Собранию», в котором, в частности, говорилось, что Собрание, «имея в виду необычайное положение Русской Церкви за границей, ставит целью удовлетворение действительных церковных нужд в настоящем положении, действуя с ведома и благословения Святейшего Патриарха Сербского и согласуя свою деятельность с канонической юрисдикцией Сербской Патриархии». Сербский патриарх Димитрий (Павлович) объявлялся почётным председателем Собрания.